Wie wir Arbeiten

Sehr geehrter Interessent, sehr geehrter Kunde. An dieser Stelle möchten wir Ihnen neben unserem Dienstleistungsangebot die maximale Transparenz unserer Arbeitsweise bieten. Der Respekt vor Ihrer Person und damit vor Ihren Daten ist uns ein großes Anliegen. Daher wollen wir auch die von uns durchgeführte Verarbeitung Ihrer Daten so anschaulich und transparent wie möglich gestalten. Mit unserer Prozessbeschreibung legen wir Ihnen dar, wie wir arbeiten und dabei natürlich auch, wie wir Ihre Daten verarbeiten. In unserer zum Download und Ausdrucken bereit stehenden Broschüre „Datenschutz Hinweise“ erfahren Sie weiterhin, entsprechend der Vorgaben von Art. 13, 14 der EU-Datenschutzgrundverordnung (im Nachfolgenden „DSGVO“), wie wir Ihre Daten genau verarbeiten, welche Rechte Sie diesbezüglich haben etc..

Unsere Prozessbeschreibung der Auftragsabwicklung

Wir, die Telko Service GmbH nehmen gegenüber unseren Kunden stets die Position des Vermittlungspartners ein. Dabei erbringen wir entsprechende Dienstleistungen, um unseren Kunden ein auf sie speziell zugeschnittenes Angebot zu machen und ihnen diesbezüglich den richtigen Telekommunikationsanbieter (nachfolgend „Provider“) zu vermitteln. Wir weisen darauf hin, dass wir entsprechende Rahmenverträge mit den jeweiligen Providern geschlossen haben, wodurch wir für eine erfolgreiche Vermittlung eine entsprechende Provision erhalten. Bei allen Providern, mit denen wir zusammenarbeiten, sind wir als akkreditierter Partner gelistet, was uns wiederum ermöglicht, hinsichtlich der Vertragskonditionen zu verhandeln sowie in Ihrem Namen und Interesse gewisse, oftmals als lästig empfundene Tätigkeiten zu übernehmen. Damit ist es uns möglich, die für Sie optimalen Konditionen zu verhandeln sowie den entsprechenden Vertragsabschluss für Sie so unkompliziert und komfortabel wie möglich zu gestalten. Unsere Vermittlungstätigkeit und die damit verbundene Verarbeitung der uns diesbezüglich zu Verfügung gestellten personenbezogenen Daten (im Nachfolgenden „Daten“), erfolgt nach einem klar definierten Prozess (5 Schritte). Dieser Prozess ist nachfolgend, detailliert beschrieben. Sollten Sie hierzu Fragen haben, stehen wir Ihnen jederzeit sehr gerne zur Verfügung. Wir sind Ihnen auch für jeden Hinweis zur Optimierung der Datensicherheit und unserer Prozesse dankbar. Bitte sprechen Sie uns auch hierzu gerne an.

Schritt 1

Nachdem Sie Kontakt mit uns aufgenommen haben bzw. ein Erstkontakt zu Stande gekommen ist, verarbeiten wir Ihre Daten, die aus Kontaktinformationen bestehen, zunächst nur, um mit Ihnen zu kommunizieren. Die Kommunikationswege können je nach Wunsch Telefonate, persönliche Gespräche, Briefe oder E-Mails sein. Weitere Daten, außer den jeweils zur Kontaktaufnahme und Kommunikation notwendigen, erheben und verarbeiten wir von Ihnen grundsätzlich nicht. Ihre Daten werden von uns verarbeitet bzw. gespeichert, um Ihre Anforderungen / Wünsche / Vorstellungen zu dokumentieren. Dadurch sind wir mit Schritt 1 in der Lage, bei entsprechender Beauftragung, ein auf Sie zugeschnittenes Angebot zu erstellen bzw. den für Sie passenden Dienstleister auszusuchen. Sollten Sie und nicht beauftragen, werden wir Ihre Daten, außer Sie willigen in eine weitere Aufbewahrung ein, entsprechend der gesetzlichen Anforderungen löschen.

Schritt 2

Sollte es zu einem Vertragsschluss bzw. zu einer Beauftragung zwischen Ihnen und uns kommen, müssen wir zur Vertragserfüllung weitere Daten von Ihnen verarbeiten. Unsere zum Download und Ausdrucken bereit stehende Broschüre „Datenschutz Hinweise“ enthält diesbezüglich nähere Angaben. Diese Daten bilden u.a. die Grundlage für die Daten, die wir an den jeweiligen Provider im erforderlichen Umfange weiterleiten müssen. Sie dienen letzten Endes aber auch unserer Rechnungslegung.
Wir speichern die uns von Ihnen mitgeteilten Daten auf unseren Systemen, die sich in ISO-zertifizierten Hochsicherheitsrechenzentren in Deutschland und der Schweiz befinden. Der Zugriff auf diese Systeme ist nur über speziell gesicherte Verbindungen und entsprechender Authentifizierung möglich. Um Ihnen den Vertragsabschluss mit dem von uns vorgeschlagenen und von Ihnen ausgesuchten Provider so bequem wie möglich zu gestalten, übernehmen wir für Sie, als akkreditierter Partner des Providers, all die dazu notwendigen Schritte.
So loggen wir uns dafür auf dem speziell abgesicherten Portal des jeweiligen Providers ein. Dieser Vorgang erfolgt mit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung durch Eingabe des Kennwortes am Eingabegerät und anschließend Zeit begrenzter PIN-Eingabe auf einem Mobilgerät. Danach füllen wir mit den von Ihnen übermittelten Daten die entsprechenden Formular-Felder im Portal manuell aus und übermitteln diese Daten nach nochmaliger Prüfung durch entsprechende Bestätigung an den Provider. Wir weisen Sie darauf hin, dass wir auf die Datenverarbeitung, die nach der Datenübermittlung durch uns an den Provider erfolgte, keinen Einfluss mehr nehmen bzw. nehmen können. Vielmehr erfolgt diese Datenverarbeitung in eigener, datenschutzrechtlicher Verantwortlichkeit des jeweiligen Providers.

Schritt 3

Nachdem wir die Daten an den Provider übermittelt haben und der Provider das damit verbundene Vertragsangebot durch Sie, nach entsprechender Prüfung angenommen hat, wird er mit Ihnen mittels der von uns übermittelten Daten in Kontakt treten. Er wird Ihnen dann den Vertragsabschluss bestätigen und Ihnen die entsprechenden Vertragsdokumente zukommen lassen. Dabei stehen ihm aufgrund der angegebenen Kontaktdaten unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung wie E-Mail, Brief etc..

Schritt 4

Da wir in Ihrem Auftrag als akkreditierter Partner des Providers den Vertragsschluss vermittelt haben, erhalten wir von Ihrem gewählten Provider ebenfalls   eine Bestätigung des Vertragsschlusses.

Schritt 5

Für unsere Ihnen gegenüber erbrachten Leistungen erlauben wir uns dann, eine Rechnung zu stellen, wofür wir die uns übermittelten Daten im erforderlichen Umfange verwenden. Die Rechnungsübermittlung erfolgt ausschließlich auf dem Postweg, oder gesichertem E-Mail Versand.
Da wir wie dargestellt durch Ihren erfolgreichen Vertragsabschluss mit dem Provider, aufgrund des mit ihm abgeschlossenen Rahmenvertrags einen Provisionsanspruch haben, erfolgt auch diesbezüglich eine Verarbeitung Ihrer Daten durch den Provider im entsprechenden Umfang. Die diesbezügliche Rechnungslegung erfolgt elektronisch. Die Zusendung der Rechnung erfolgt auf dem Postweg, oder innerhalb der jeweiligen gesicherten Provider-Portale. Nähere Angaben der für diesen Prozess zugrundeliegenden Datenverarbeitung, finden Sie in unserer Informationsbroschüre mit Datenschutz Hinweisen zusammengestellt.